Thư xin lỗi khách hàng được công ty, doanh nghiệp sử dụng khi đơn vị không thực hiện theo đúng thỏa thuận hoặc khi nhận được những phản hồi tiêu cực từ phía khách hàng. Trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm, hàng hóa thì khó có doanh nghiệp nào tránh khỏi những thiếu sót khiến khách hàng không hài lòng với doanh nghiệp. Tuy nhiên thay vì hình thức xin lỗi trực tiếp thì hiện nay nhiều doanh nghiệp có xu hướng gửi thư xin lỗi khách hàng nhằm xoa dịu những khó chịu đồng thời đưa ra lợi giải thích phù hợp và những phương án khắc phục. Vậy thư xin lỗi khách hàng là gì? sẽ được BHB Nam Việt giải đáp trong bài viết dưới đây.

Thư xin lỗi khách hàng là gì?

Thư xin lỗi khách hàng là mẫu thư tín, email gửi đến khách hàng của doanh nghiệp nhằm đưa ra những lời giải thích và xin lỗi từ phía công ty, doanh nghiệp. Để xoa dịu mâu thuẫn với khách hàng, tạo ấn tượng tốt hơn và có được cái nhìn thân thiện hơn từ khách hàng.

Thư xin lỗi khách hàng xuất phát từ khía cạnh doanh nghiệp đã có lỗi và được thể hiện với thái độ chân thành. Cần đảm bảo các tiêu chí sau:

Không quy sai phạm cho người khác.

Để khắc phục những sai sót đã xảy ra, doanh nghiệp không quy đổi tất cả các sai phạm cho khách hàng. Doanh nghiệp nên chủ động đứng ra chịu trách nhiệm và cam kết khắc phục những sai sót, cam kết không để tiếp tục xảy ra lỗi sai đó. Đưa ra những phương án đền bù thỏa đáng cho khách hàng nếu có thiệt hại.

Có thái độ đồng cảm với khách hàng

Khi viết thư xin lỗi khách hàng cần phải cảm nhận trên địa vị của khách hàng. Chính vì thế, doanh nghiệp phải hiểu và giải quyết vấn đề này theo hướng tốt nhất nhằm bảo đảm quyền lợi cho khách hàng lẫn uy tín của công ty.

Hình thức thư xin lỗi cần được chú trọng

Thư xin lỗi khách hàng cần được trình bài ngắn gọn, đủ ý, hình thức bắt mắt tránh viết nội dung quá dài dòng, quá ngắn hoặc sai chính tả… khiến khách hàng càng thêm khó chịu và cảm thấy không được tôn trọng.

Khi nào cần gửi thư xin lỗi khách hàng

Khi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện chưa đúng so với thỏa thuận với khách hàng hoặc nhận được phản hồi không tốt từ khách hàng thì cần viết thư xin lỗi và gửi đến khách hàng.

Mẫu thư xin lỗi khách hàng mới nhất

Thư xin lỗi khách hàng về chất lượng dịch vụ

Kính thưa Quý khách hàng,

Thời gian gần đây chúng tôi nhận được nhiều ý kiến phản ánh không hài lòng về chất lượng phục vụ tại ………………………… của khách hàng qua các kênh thông tin như kênh facebook, website, đường dây nóng: …………………….

Với vị trí là những người lãnh đạo của công ty, chúng tôi xin nhận trách nhiệm về những thiếu sót này và với tất cả sự cầu thị của mình, chúng tôi xin tiếp thu những đóng góp quý báu của Quý khách hàng và cam kết sẽ nỗ lực hết mình vì một ……………………… tiện lợi, thân thiện và luôn cung cấp những sản phẩm hữu ích cho cộng đồng.

Khi bắt tay vào xây dựng công ty …………………….., chúng tôi luôn hướng đến việc ngoài cung cấp những sản phẩm theo tiêu chuẩn tốt nhất còn là sự trải nghiệm dịch vụ mua sắm hiện đại nhưng đến thời điểm này chúng tôi vẫn chưa làm được khi dịch vụ trước và sau bán hàng còn nhiều hạn chế.

Chúng tôi xin cảm ơn Quý khách đã yêu thương chúng tôi, đã dành thời gian quý báu của mình để đóng góp ý kiến, giúp ………………………… ngày càng hoàn thiện.

Một lần nữa, chúng tôi thành thật xin lỗi các khách hàng đã phiền lòng thời gian qua. Chúng tôi hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý khách trong thời gian tới.

Mọi thông tin phản ánh Quý khách vui lòng gửi vào địa chỉ email: …………………. hoặc gọi: ………………………..

Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!

Thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Dear ………….

Thank you for writing to us here at the……….. We are sorry to hear that your stay at our establishment did not meet your expectations.

As the manager of the………, I would like to sincerely apologize for the negative experience you had at our…………. Having read your letter, I am appalled by the treatment you experienced. This does not reflect the high standards we hold here at the……………

We are sorry to have inconvenienced you on your visit to ……. Your complaint has inspired us to re-train the staff. Now, all employees have been reminded of the appropriate procedure in this situation.

Unfortunately, your description of this server did not include a name, so we are not provided enough information to identify her. We have, however, addressed all the staff in the restaurant.

Please accept our most sincere apologies. Given the unfortunate experience, you had here at the……., we would like to extend to you this $100 voucher for your next stay at our establishment. We hope that your next stay with us will better meet our standard of excellence.

On behalf of everyone at the……, I would like to extend to you this $20 gift card to make up for your experience at our facility. We hope to see you in our ……..again soon so we can show you what service really means to us.

Sincerely,

Trên đây là nội dung bài viết của BHB Nam Việt về thư xin lỗi khách hàng. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.