Văn phòng đại diện có chức năng tìm kiếm cơ hội đầu tư, phát triển thị trường cho doanh nghiệp. Vậy văn phòng đại diện có những đặc điểm gì, điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam ra sao? Bài viết dưới đây của BHB Nam Việt sẽ giải đáp cho các bạn về thắc mắc này, mời các bạn cùng tìm hiểu.
Đặc điểm của văn phòng đại diện
Theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp văn phòng đại diện có một số đặc điểm chính sau:
– Có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Bên cạnh đó tên đầy đủ của văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, điều kiện để thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
– Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
– Đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không có tư cách pháp nhân, tuy nhiên sẽ có một số quyền lợi cơ bản sau:
– Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
1. Thành phần hồ sơ
Văn bản của công ty nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện
Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài
Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP này và quy định pháp luật có liên quan.
2. Nơi nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
3. Thời gian giải quyết
07 ngày làm việc kể từ ngày được cấp phép hồ sơ.
4. Lệ phí giải quyết
50.000 đồng/lần;
Miễn lệ phí khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện qua mạng (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
Kết luận
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài yêu cầu nhiều loại hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, quy trình đăng ký tương tự như đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty trong nước. Hi vọng qua bài viết trên đây của BHB Nam Việt đã giúp bạn nắm được thêm những thông tin cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài.
